文书档案管理办法
（试行）
总部行政部
二〇一二年四月十九日
文书档案管理办法
1 总则
1.1 目的
为规范公司文书档案管理，使文书档案的信息资源能更好地为决策、管理、科研、开发、各项建设等工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局《归档文件整理规则》的要求，结合公司实际，特制定本办法。 1.2 定义
文书档案是指公司及所属单位在生产经营活动、企业管理过程中形成的具有查考价值的不同载体的文书材料。 1.3 适用范围
本办法为总部各部门及各(分）子公司文书档案管理专项办法，适用于总部各部门及各(分)子公司，以下简称“各单位”。 各单位可直接引用或转化为本单位实施管理办法，在转化过程中应保持统一设置的管理控制流程和过程控制基本规则。
1.4 文书档案的形成范围 1.4.1 各种会议材料及记录。
1.4.2 各种正式文件。包括请示、批复、签发稿、印制稿，发文稿及重要的修改稿等。
1.4.3 各种事务文书。如工作计划、总结、方案、通知、通告、调查报告、规章制度、统计报表、介绍信存根、合同、协议、来信来访、重要信件、电话记录、电子邮件、历史沿革、大事记、年鉴、剪报、简报等。
1.4.4 专业文件材料。如审计文件材料、违纪案件材料、清产核资材料、验资报告等。
1.4.5 重要证件、证书、资质、执照、登记证等。
1.4.6 上级部门下发的，针对各单位作为规定执行或与本单位工作相关的；上级领导的视察、提词等需作为档案保存的各种材料。
1.4.7 同级单位和非隶属上级单位与本单位的联系、协商、重要往来文件、材料
等。
1.4.8 下级单位报送的年度以上计划、总结、报表、重要的规章制度等。 1.4.9 外单位与各单位洽商的来往文件、书、函及资料。
1.5 以文书档案载体形式，具有保存价值的各种文件、图表、声像、电子、定稿的草稿、重要的信件、传真稿、电话记录、电子邮件等。
2 文书档案职责
2.1 总部行政部为文书档案主管责任部门，负责各单位文书档案管理制度的订立、指导实施及考核。
2.1.1 各单位行政主管部门为本单位文书档案责任部门，负责文书档案制度实施管理，并接受总部行政部的业务指导与考核。
2.2各单位根据工作需要设立专（兼）职文书档案人员，具体负责本单位的各类文书材料收集、整理、立卷、归档、保管、检索、利用、销毁、移交、统计工作。 2.2.1 专（兼）职档案人员由各单位进行指定，报总部行政部门备案。
3 文书档案整理步骤
即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分密级、分保管期限、修整文件、排列文件、编制件号、编制案卷目录、备考表、装盒、盒外封面及背脊填写。
3.1 收集范围
3.1.1企业活动中形成的行政、经营、生产技术、管理等方面形成的、具有保存和查考价值的文件材料、通知、办法、标准、规定、记录、纪要、方案等均属文书档案的范畴。其范围与本文1.4 条规定相同。 3.1.2 工会组织活动中形成的各类材料。 3.2 归档要求：
3.2.1 “三纳入”。将文件材料形成积累与归档，纳入有关管理制度；纳入工作程序；纳入各单位档案人员的岗位责任制。 “四同时”：即在下达计划任务、评审、鉴定成果及考核奖励同时，提出归档要求，保证资料的收集齐全。 3.2.2 各单位档案人员应按照“办理完毕随时收、会议文件及时收、常用文件定时收、人员变动提前收、重要文件跟踪收、检查之时集中收、盖章之时立即收、制度约束按时收、责任到人督促收、“帐外”文件催促收、整理之前全面收、发
现不齐反复收“的原则，确保资料完整归档。
3.2.3 各单位对外出学习、出差、培训带回的资料，应交到你所在的档案管理部门，档案部门收到材料后在资料或发票单锯上进行签字，财务部门见到档案部门的签字，方可报销差旅费等有关费用。
3.2.4 各单位对离职、调岗人员，在办理相关手续时，须有档案部门签字，方能办理相关的调、离手续。
3.2.5各单位文书档案人员，对企业在经营管理活动中形成的各种文件材料，随工作进度不断地收集、整理，分类、登记、妥善保存，待翌年2月份前收集、鉴定完本单位上一年的文书材料；3月份完成移交；9月份前完成本单位档案的整理、分类、编目、立卷、上架、保管、利用工作。
3.2.6各单位档案人员在每年12月20日前，填报“档案统计表”。将上年档案库存数量、本年接收数量、已到保管期限数量、上架率、库房设备增加、库房面积等方面进行核对填报，将统计的数据上报总部行政部。
4 档案分类
4.1档案材料按照年度—问题—保管期限分类法。 4.2档案材料卷内分类
4.2.1综合管理类：属类包括行政事务、医疗卫生、后勤福利、外事活动、档案信息、工会、协会、宣传。人事管理、劳动工资、劳动组织、教育培训、纪检、监察、审计等。
4.2.2经营管理类：属类包括经营决策、企业管理、计划、统计、财务工作、物资管理、产品销售等。
4.2.3生产技术管理类：属类包括生产、质量、能源、计量、安全环保、科技管理、标准化管理、基本建设管理、机动设备管理等。
5 立卷归档技术规范
5.1 归档的文件材料要求齐全，卷内文件排列条理化、系统化，保持文件材料之间的联系。一般可按问题的重要程度进行排列，重要的在前，次重要的在后，同等重要的文件按时间顺序排列。案卷卷内文件的排列顺序是： 5.2 主件在前，附件在后。
5.3 批复、批示在前；请示、报告在后。
5,4 转发文在前；被转发文在后。
5.5 打印件在前，底稿在后；传真、电报、电话记录按其内容与文件合并整理、立卷。
5.6 以会议文件组卷的，应按照顺序排列：会议纪要或会议决议、决定、领导讲话、会议通知、会议日程、会议记录、会议代表名单和典型交流材料，其余的材料按时间顺序排列。
5.7 年度计划、总结、预决算、统计报表等文件应归入针对的年度；两年以上的总结、报告、报表，应归入所属年份的最后一年；长期规划应归入针对的头一年；跨年度的文件应归入结束的一年；法规性文件应归入公布实施、试行的一年。 5.8.用铅笔将每卷的流水页码写在文件的右上角。用钢笔（蓝、黑墨水）编写每份文件的页码，已编写的不再重复编制，没有编写的单面印的文件，需将页码写在每页的右下角；反面不编写页码；双面印的文件，反面编号在左下角。 5.9 将文件右、下边理齐，去掉金属物。案卷要求不掉页、无破损，装订不压字，不妨碍阅读和复印。尺寸不符合要求的，要进行拆剪、折叠、补边或裱糊。 5.10 每卷档案必须填写“卷内文件目录”及“备考表”。案卷标题文字要精炼，简明扼要，准确概括文件材料的主要内容和成分，把责任者、问题、文种反映出来。
5.11 将整理完的每个案卷盒正面的封皮上，填写简明扼要，准确概括文件材料的主要内容及卷内材料相符年月及本年度的流水号、全部文书档案的流水号、全宗号。
5.12 在案卷盒的侧面背脊上，填写与卷内相符年度、档案号、全宗号及整个文书档案流水号。
5.13 对组卷后接收的零星的归档材料，量小可插卷，量大搞附卷，设附卷号，“备考表”上要进行注明，以便科学管理和查找利用。
6 文书档案保管
6.1 档案管理人员必须按照档案制度做好保密工作，对重要的文件、资料、会议记录及保密材料，阅后及时收回，入柜，不得在柜外过夜。
6.2 严禁向无关人员泄露档案内容，严禁无关人员进入档案室查阅、翻阅档案。 6.4 做好库房防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防蛀、防光、防腐“八防”工
作。
6.5 文书档案应实行纸质档案、电子、碟（盘）档案“三套制”保管方式。将纸质材料收集整理归档；将电子文件随时扫描进计算机；将重要的文书档案用盘或碟方式进行保存。
6.6 文书资料电子档案的管理
6.6.1将电子文书档案按文件级别进行整理，特别是具有技术条件的单位可以随时将办理完毕的文件全文扫描进计算机，利用专用文件夹保管。 6.6.2 电子文件目录与纸质文件要一一对应。
6.6.3 档案管理人员对已经办理完毕的电子文件进行归档鉴定，依据文件的标题、内容确定保管期限，年终统一编制案卷号，带密级的文件不能上网。
7 文书档案保管期限
7.1 文书档案分为短期、长期、永久三种。短期15年以下（含15年）；长期15—50年；永久50年以上。
7.2 反映单位主要职能活动和基本面貌，对本单位的发展建设历史研究有长远利用价值的文件。如制定法规政策性的文件；处理重要问题形成的材料；召开重要的会议、请示、报告、总结，综合统计报表；机构演变、人事任免；直属上级单位颁发的，属于本单位主管业务并要贯彻执行的主要文件材料和非直属上级单位，针对本单位主管业务并要贯彻执行的，外单位和本单位重要项目的商议、文件、材料等，均列为永久。
7.3 反映单位一般工作活动，在较长时间内，对本单位有查考利用价值的文件。如一般工作问题文件、会议材料；人事管理形成的一般文件材料；直属上级单位颁发的，属于本单位主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料；下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等，列为长期。
7.4 较短时间内对本单位有参考利用价值的文件。如本单位一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位颁发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的文件材料，下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料，列为短期。
8 重要档案权限划分
8.1各单位绝密、机密、秘密文件材料，均属于重要的文书档案材料。各单位将处理完毕的上一年文书档案，先交本单位专（兼）职档案人员做专项保管，待第
二年按工作利用程度，在每年的二月底前提出移交清单，经行政部门审定后三月底前移交完毕。
8.2 重要的文书档案，各单位在归档的同时，应制成碟或盘，将制好的碟或盘及档案材料移交各单位档案管理部门实行备份管理。
8.3 各单位重要的电子文档应进行加密技术、授权操作的方式，防止丢失和泄密。 8.4 各单位重要证件、证书、资质、执照等，均实行统一保管、利用。需要年检的证书（包括营业执照、房产资质、投资证书、税务登记等）由保管部门进行提供，年审资料的准备和办理，均属于移交单位及所对应的相关单位。到期前四个月保管部门有提醒义务。
9 档案的借阅
9.1 外单位档案材料借阅。各单位档案管理人员对借阅内容、介绍信及相关证明进行审核，然后根据借阅材料内容，请相关业务部门主要领导或分子公司业务副总、档案部门领导审核批准，方可查阅。外单位委托各单位相关部门进行查阅的，由各单位相关部门完成领导审核批准手续后方可借阅，并一律不得借出。重要及带密级档案材料不予借阅。
9.2 各部门需要借阅带密级及重要档案材料时，应由所在部门的主要领导及档案管理部门领导审核签字；（分）子公司的由总经理及档案负责人审核批准，方可借阅。已装订成册的档案，不得拆卸案卷。档案成卷借阅时，对卷内不属借阅内容的部分，若属重要不能外泄的内容或机、绝密文件，各单位档案人员应予加封。 9.3 公司内一般档案的借阅，各单位经本部门主管领导及档案部门领导批准，方可借阅。
9.4 因业务工作需要摘抄、复印的档案材料，属于一般内容的，应事先征得所在地档案管理部门领导同意；属于重要内容不能外泄的，机、绝密文件，不准摘抄。 9.5 借阅档案材料者，应对档案材料的安全和保密负责。不得失密、泄密、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁、污损、勾划等，保持档案材料的原貌和清洁完整。 9.6 各单位档案管理人员要及时填写档案的归还情况，对于借阅时间超过二天者，应办理续借手续。
10 档案的鉴定、销毁
10.1 档案保管期满，所在地区档案管理部门与档案材料所属业务部门组成档案
鉴定小组。档案管理部门列出清单，报档案销毁鉴定小组讨论。通过后报业务单位主管领导、总经理，档案管理部门领导签字批准，方可销毁。
10.2 档案销毁应在指定地点，由两人以上进行监销。监销人需在档案销毁清册上签字。
10.3 各单位在档案移交时，应写明每份材料的标题，一式几份，每份几页。经双方单位领导审核签字后，移交人、接收人签字。移交清单一式二份。
11 档案统计
各单位对档案的收集、保管、鉴定销毁、提供利用、移交、机构、人员、设备设施等情况进行统计。统计要做到实物、统计数字相统一。
12 奖惩
总部行政部每年对各单位档案工作进行检查、评比，根据检查评比结果，对在档案工作各方面成绩显著的单位和个人给予表彰和适当的奖励。
12.1 有下列行为之一的，要追究直接责任人的责任，轻微的限期改正。情节严重，对公司造成重大损失者，将严格按照国家《档案法》、《保密法》予以辞退及追究法律责任。
12.1.1 拒不按照规定对档案统一管理的。 12.1.2 拒绝向档案部门移交应归档的文件材料的。 12.1.3 借阅档案，经多次催促长期不还的。 12.1.4 擅自泄露档案内容或擅自公布档案秘密的。
12.1.5 私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁、涂改、伪造、损毁、丢失、复制档案的。
13 附则
13.1各单位可根据本单位的实际情况，在本办法规范原则内，可根据本单位的实际情况制定相关具体措施规定。
13.2 本办法由公司总部批准，自发布之日起执行。本办法由总部行政部负责解释与修订。 13.3 附件目录 附件1: 档案借阅流程图
附件2：档案统计表 附件3: 借阅登记表 附件4：鉴定销毁表 附件5：档案登记表 附件6：卷内文件目录 附件7：备考表
附件1
档案借阅流程图
附件2
档案统计表
圣果树文件材料借阅登记表
鉴定销毁表
附件5
档案登记表
附件6
卷内文件目录
附件7
备 考 表
文书档案管理办法
（试行）
总部行政部
二〇一二年四月十九日
文书档案管理办法
1 总则
1.1 目的
为规范公司文书档案管理，使文书档案的信息资源能更好地为决策、管理、科研、开发、各项建设等工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及国家档案局《归档文件整理规则》的要求，结合公司实际，特制定本办法。 1.2 定义
文书档案是指公司及所属单位在生产经营活动、企业管理过程中形成的具有查考价值的不同载体的文书材料。 1.3 适用范围
本办法为总部各部门及各(分）子公司文书档案管理专项办法，适用于总部各部门及各(分)子公司，以下简称“各单位”。 各单位可直接引用或转化为本单位实施管理办法，在转化过程中应保持统一设置的管理控制流程和过程控制基本规则。
1.4 文书档案的形成范围 1.4.1 各种会议材料及记录。
1.4.2 各种正式文件。包括请示、批复、签发稿、印制稿，发文稿及重要的修改稿等。
1.4.3 各种事务文书。如工作计划、总结、方案、通知、通告、调查报告、规章制度、统计报表、介绍信存根、合同、协议、来信来访、重要信件、电话记录、电子邮件、历史沿革、大事记、年鉴、剪报、简报等。
1.4.4 专业文件材料。如审计文件材料、违纪案件材料、清产核资材料、验资报告等。
1.4.5 重要证件、证书、资质、执照、登记证等。
1.4.6 上级部门下发的，针对各单位作为规定执行或与本单位工作相关的；上级领导的视察、提词等需作为档案保存的各种材料。
1.4.7 同级单位和非隶属上级单位与本单位的联系、协商、重要往来文件、材料
等。
1.4.8 下级单位报送的年度以上计划、总结、报表、重要的规章制度等。 1.4.9 外单位与各单位洽商的来往文件、书、函及资料。
1.5 以文书档案载体形式，具有保存价值的各种文件、图表、声像、电子、定稿的草稿、重要的信件、传真稿、电话记录、电子邮件等。
2 文书档案职责
2.1 总部行政部为文书档案主管责任部门，负责各单位文书档案管理制度的订立、指导实施及考核。
2.1.1 各单位行政主管部门为本单位文书档案责任部门，负责文书档案制度实施管理，并接受总部行政部的业务指导与考核。
2.2各单位根据工作需要设立专（兼）职文书档案人员，具体负责本单位的各类文书材料收集、整理、立卷、归档、保管、检索、利用、销毁、移交、统计工作。 2.2.1 专（兼）职档案人员由各单位进行指定，报总部行政部门备案。
3 文书档案整理步骤
即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分密级、分保管期限、修整文件、排列文件、编制件号、编制案卷目录、备考表、装盒、盒外封面及背脊填写。
3.1 收集范围
3.1.1企业活动中形成的行政、经营、生产技术、管理等方面形成的、具有保存和查考价值的文件材料、通知、办法、标准、规定、记录、纪要、方案等均属文书档案的范畴。其范围与本文1.4 条规定相同。 3.1.2 工会组织活动中形成的各类材料。 3.2 归档要求：
3.2.1 “三纳入”。将文件材料形成积累与归档，纳入有关管理制度；纳入工作程序；纳入各单位档案人员的岗位责任制。 “四同时”：即在下达计划任务、评审、鉴定成果及考核奖励同时，提出归档要求，保证资料的收集齐全。 3.2.2 各单位档案人员应按照“办理完毕随时收、会议文件及时收、常用文件定时收、人员变动提前收、重要文件跟踪收、检查之时集中收、盖章之时立即收、制度约束按时收、责任到人督促收、“帐外”文件催促收、整理之前全面收、发
现不齐反复收“的原则，确保资料完整归档。
3.2.3 各单位对外出学习、出差、培训带回的资料，应交到你所在的档案管理部门，档案部门收到材料后在资料或发票单锯上进行签字，财务部门见到档案部门的签字，方可报销差旅费等有关费用。
3.2.4 各单位对离职、调岗人员，在办理相关手续时，须有档案部门签字，方能办理相关的调、离手续。
3.2.5各单位文书档案人员，对企业在经营管理活动中形成的各种文件材料，随工作进度不断地收集、整理，分类、登记、妥善保存，待翌年2月份前收集、鉴定完本单位上一年的文书材料；3月份完成移交；9月份前完成本单位档案的整理、分类、编目、立卷、上架、保管、利用工作。
3.2.6各单位档案人员在每年12月20日前，填报“档案统计表”。将上年档案库存数量、本年接收数量、已到保管期限数量、上架率、库房设备增加、库房面积等方面进行核对填报，将统计的数据上报总部行政部。
4 档案分类
4.1档案材料按照年度—问题—保管期限分类法。 4.2档案材料卷内分类
4.2.1综合管理类：属类包括行政事务、医疗卫生、后勤福利、外事活动、档案信息、工会、协会、宣传。人事管理、劳动工资、劳动组织、教育培训、纪检、监察、审计等。
4.2.2经营管理类：属类包括经营决策、企业管理、计划、统计、财务工作、物资管理、产品销售等。
4.2.3生产技术管理类：属类包括生产、质量、能源、计量、安全环保、科技管理、标准化管理、基本建设管理、机动设备管理等。
5 立卷归档技术规范
5.1 归档的文件材料要求齐全，卷内文件排列条理化、系统化，保持文件材料之间的联系。一般可按问题的重要程度进行排列，重要的在前，次重要的在后，同等重要的文件按时间顺序排列。案卷卷内文件的排列顺序是： 5.2 主件在前，附件在后。
5.3 批复、批示在前；请示、报告在后。
5,4 转发文在前；被转发文在后。
5.5 打印件在前，底稿在后；传真、电报、电话记录按其内容与文件合并整理、立卷。
5.6 以会议文件组卷的，应按照顺序排列：会议纪要或会议决议、决定、领导讲话、会议通知、会议日程、会议记录、会议代表名单和典型交流材料，其余的材料按时间顺序排列。
5.7 年度计划、总结、预决算、统计报表等文件应归入针对的年度；两年以上的总结、报告、报表，应归入所属年份的最后一年；长期规划应归入针对的头一年；跨年度的文件应归入结束的一年；法规性文件应归入公布实施、试行的一年。 5.8.用铅笔将每卷的流水页码写在文件的右上角。用钢笔（蓝、黑墨水）编写每份文件的页码，已编写的不再重复编制，没有编写的单面印的文件，需将页码写在每页的右下角；反面不编写页码；双面印的文件，反面编号在左下角。 5.9 将文件右、下边理齐，去掉金属物。案卷要求不掉页、无破损，装订不压字，不妨碍阅读和复印。尺寸不符合要求的，要进行拆剪、折叠、补边或裱糊。 5.10 每卷档案必须填写“卷内文件目录”及“备考表”。案卷标题文字要精炼，简明扼要，准确概括文件材料的主要内容和成分，把责任者、问题、文种反映出来。
5.11 将整理完的每个案卷盒正面的封皮上，填写简明扼要，准确概括文件材料的主要内容及卷内材料相符年月及本年度的流水号、全部文书档案的流水号、全宗号。
5.12 在案卷盒的侧面背脊上，填写与卷内相符年度、档案号、全宗号及整个文书档案流水号。
5.13 对组卷后接收的零星的归档材料，量小可插卷，量大搞附卷，设附卷号，“备考表”上要进行注明，以便科学管理和查找利用。
6 文书档案保管
6.1 档案管理人员必须按照档案制度做好保密工作，对重要的文件、资料、会议记录及保密材料，阅后及时收回，入柜，不得在柜外过夜。
6.2 严禁向无关人员泄露档案内容，严禁无关人员进入档案室查阅、翻阅档案。 6.4 做好库房防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防蛀、防光、防腐“八防”工
作。
6.5 文书档案应实行纸质档案、电子、碟（盘）档案“三套制”保管方式。将纸质材料收集整理归档；将电子文件随时扫描进计算机；将重要的文书档案用盘或碟方式进行保存。
6.6 文书资料电子档案的管理
6.6.1将电子文书档案按文件级别进行整理，特别是具有技术条件的单位可以随时将办理完毕的文件全文扫描进计算机，利用专用文件夹保管。 6.6.2 电子文件目录与纸质文件要一一对应。
6.6.3 档案管理人员对已经办理完毕的电子文件进行归档鉴定，依据文件的标题、内容确定保管期限，年终统一编制案卷号，带密级的文件不能上网。
7 文书档案保管期限
7.1 文书档案分为短期、长期、永久三种。短期15年以下（含15年）；长期15—50年；永久50年以上。
7.2 反映单位主要职能活动和基本面貌，对本单位的发展建设历史研究有长远利用价值的文件。如制定法规政策性的文件；处理重要问题形成的材料；召开重要的会议、请示、报告、总结，综合统计报表；机构演变、人事任免；直属上级单位颁发的，属于本单位主管业务并要贯彻执行的主要文件材料和非直属上级单位，针对本单位主管业务并要贯彻执行的，外单位和本单位重要项目的商议、文件、材料等，均列为永久。
7.3 反映单位一般工作活动，在较长时间内，对本单位有查考利用价值的文件。如一般工作问题文件、会议材料；人事管理形成的一般文件材料；直属上级单位颁发的，属于本单位主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料；下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等，列为长期。
7.4 较短时间内对本单位有参考利用价值的文件。如本单位一般事务性的文件材料，上级单位和同级单位颁发的非本单位主管业务，但要贯彻执行的文件材料，下级单位报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料，列为短期。
8 重要档案权限划分
8.1各单位绝密、机密、秘密文件材料，均属于重要的文书档案材料。各单位将处理完毕的上一年文书档案，先交本单位专（兼）职档案人员做专项保管，待第
二年按工作利用程度，在每年的二月底前提出移交清单，经行政部门审定后三月底前移交完毕。
8.2 重要的文书档案，各单位在归档的同时，应制成碟或盘，将制好的碟或盘及档案材料移交各单位档案管理部门实行备份管理。
8.3 各单位重要的电子文档应进行加密技术、授权操作的方式，防止丢失和泄密。 8.4 各单位重要证件、证书、资质、执照等，均实行统一保管、利用。需要年检的证书（包括营业执照、房产资质、投资证书、税务登记等）由保管部门进行提供，年审资料的准备和办理，均属于移交单位及所对应的相关单位。到期前四个月保管部门有提醒义务。
9 档案的借阅
9.1 外单位档案材料借阅。各单位档案管理人员对借阅内容、介绍信及相关证明进行审核，然后根据借阅材料内容，请相关业务部门主要领导或分子公司业务副总、档案部门领导审核批准，方可查阅。外单位委托各单位相关部门进行查阅的，由各单位相关部门完成领导审核批准手续后方可借阅，并一律不得借出。重要及带密级档案材料不予借阅。
9.2 各部门需要借阅带密级及重要档案材料时，应由所在部门的主要领导及档案管理部门领导审核签字；（分）子公司的由总经理及档案负责人审核批准，方可借阅。已装订成册的档案，不得拆卸案卷。档案成卷借阅时，对卷内不属借阅内容的部分，若属重要不能外泄的内容或机、绝密文件，各单位档案人员应予加封。 9.3 公司内一般档案的借阅，各单位经本部门主管领导及档案部门领导批准，方可借阅。
9.4 因业务工作需要摘抄、复印的档案材料，属于一般内容的，应事先征得所在地档案管理部门领导同意；属于重要内容不能外泄的，机、绝密文件，不准摘抄。 9.5 借阅档案材料者，应对档案材料的安全和保密负责。不得失密、泄密、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁、污损、勾划等，保持档案材料的原貌和清洁完整。 9.6 各单位档案管理人员要及时填写档案的归还情况，对于借阅时间超过二天者，应办理续借手续。
10 档案的鉴定、销毁
10.1 档案保管期满，所在地区档案管理部门与档案材料所属业务部门组成档案
鉴定小组。档案管理部门列出清单，报档案销毁鉴定小组讨论。通过后报业务单位主管领导、总经理，档案管理部门领导签字批准，方可销毁。
10.2 档案销毁应在指定地点，由两人以上进行监销。监销人需在档案销毁清册上签字。
10.3 各单位在档案移交时，应写明每份材料的标题，一式几份，每份几页。经双方单位领导审核签字后，移交人、接收人签字。移交清单一式二份。
11 档案统计
各单位对档案的收集、保管、鉴定销毁、提供利用、移交、机构、人员、设备设施等情况进行统计。统计要做到实物、统计数字相统一。
12 奖惩
总部行政部每年对各单位档案工作进行检查、评比，根据检查评比结果，对在档案工作各方面成绩显著的单位和个人给予表彰和适当的奖励。
12.1 有下列行为之一的，要追究直接责任人的责任，轻微的限期改正。情节严重，对公司造成重大损失者，将严格按照国家《档案法》、《保密法》予以辞退及追究法律责任。
12.1.1 拒不按照规定对档案统一管理的。 12.1.2 拒绝向档案部门移交应归档的文件材料的。 12.1.3 借阅档案，经多次催促长期不还的。 12.1.4 擅自泄露档案内容或擅自公布档案秘密的。
12.1.5 私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁、涂改、伪造、损毁、丢失、复制档案的。
13 附则
13.1各单位可根据本单位的实际情况，在本办法规范原则内，可根据本单位的实际情况制定相关具体措施规定。
13.2 本办法由公司总部批准，自发布之日起执行。本办法由总部行政部负责解释与修订。 13.3 附件目录 附件1: 档案借阅流程图
附件2：档案统计表 附件3: 借阅登记表 附件4：鉴定销毁表 附件5：档案登记表 附件6：卷内文件目录 附件7：备考表
附件1
档案借阅流程图
附件2
档案统计表
圣果树文件材料借阅登记表
鉴定销毁表
附件5
档案登记表
附件6
卷内文件目录
附件7
备 考 表